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外贸跟单全流程定制培训课程

祺商外贸培训中心 2024-06-18 15:26:47 外贸培训定制课程 168 ℃ 0 评论

外贸订单跟进与管理》工作坊

 

工作坊概述:

当前外贸订单频次高、要求严、交期紧,外贸企业可能同期处理很多订单,为确保外部供应商或是内部生管部门能够按照订单要求及时交货,就必须对所有正在执行的订单进行跟进和

催促,在订单流转的关键控制点介入和控制,确保是在按照计划进行。然而从外贸实践来看,很多外贸企业及其从业人员都缺乏专业跟单技能,对跟单的重要性缺少正确认识。甚至一些规模较大的外贸企业,同样对外贸跟单流程、方法及风险防范上存在很大欠缺,以至于因订单跟进不当导致交货延迟被客户索赔、被相应服务商高收费、甚至是被客户欺诈的情形更是时有发生。为了解决上述问题,制订了本次工作坊课纲。

工作坊说明:

《外贸订单跟进与管理》培训着重于标准跟单与作业流程的建立与控制,以及关键环节关键控制点的跟进、控制与管理。讲师根据外贸开展及履行流程,将跟单分为订单商订、订单履行、订单善后三个阶段,对每一阶段的必须要做的订单跟进事项进行分析和讲解,并给常见出风险防范及问题解决办法。同时,讲师结合给其他外贸企业的培训以及咨询经验,将外贸跟单流程中的重点和要点予以标注(红色文字),使培训企业可以直接作为参考性标准进行借鉴和调整, 将外贸跟单流程、方法传递参训人员。能够帮助企业快速建立起标准的外贸跟单与管理流程,使企业外贸业务在一开始就走在一条正确且直的道路上。

 

工作坊收益:

以工作坊的形式进行研讨,引导大家群策群力,建立企业内部跟单全流程。可以帮助企业及其销售与履约相关协同部门快速建立标准外贸跟单、作业与管理流程,快速掌握外贸跟单方法与技巧,降低外贸业务风险。

时间:2-3天,6小时/天(可一天一晚或者两天一晚)

对象:销售及相关协同部门

方式:基础知识讲解+研讨

备注说明:标红内容是建议客户可为作为标准来参考执行的部分,标紫内容是外贸跟单工作中可能用到的工具以及表单。

 

 

 

 

培训大纲

第一阶段:订单跟进全貌概述

第一讲 订单(贸易合同)跟进与管理总论

一、正确认识跟单工作的重要性

1. 正确跟单可以保证及时交货

2. 正确跟单可以赢得客户信赖

3. 正确跟单可以保证货款安全

4. 正确跟单可以降低经营成本

5. 正确跟单可以防范潜在风险

二、建立订单跟进与管理机制

1. 建立订单跟进与管理部门

2. 跟单部人员组成及其职责

3. 制订适合的跟单工作流程

三、订单跟进内容、工具及办法

1. 订单跟进内容

2. 订单跟进工具
(基准日程表,生产计划表, 甘特图, 桌面日程管理软件)

3. 订单跟进办法

a. 落实责任人及其责任

b. 实行日报、周报、月报制度

c. 执行异常报告制度

d. 事前、事中、事后跟进相结合

e. 适时“暴力”催促

f. 跟进持续到获得预期结果

 

 

第二讲 卓越订单跟进与管理能力(可根据业务需要自选)

一、订单商订与确认阶段

1. 出口订单跟进

(形式发票,买卖合同,订单评审表)

1)逼单

2)审单

a. 评审说明

b. 分部门评审要点

c. 合同评审表上签字

d. 买方资质审核

3)签单

2. 预付款或是信用证跟进

(水单,收款确认函,开证申请书,信用证,信用证分析单)

1)催预付款

2)催信用证

3. 审核信用证(信用证结算)

(此部分内容较多,至少需要1天时间,请确认是否在此次进行展开讲解)

1)信用证基本内容及结构

2)信用证审核必要性、依据、方法

3)信用证能重点审核项目

4)MT700信用证解读及分场审核要点

5)信用证审核后操作及管理

4. 样品跟单

(样品制作单,海运空运鉴定报告,样品标签)

1)正确认识样品的重要性

2)提前做好样品寄送准备工作

a. 必要检测报告

b. 必要包装及标签

3)正确做好样品跟单工作

a. 沟通

b. 制作

c. 跟进

d. 自检

e. 寄送

f. 封样

g. 轨迹确认

4)关于样品制作与寄送的特殊说明

a. 样品相关是成本还是费用

b. 样品及寄送费用如何分摊

c. 样品质量水平是高还是低

d. 样品制作及寄送是否保密

 

第二阶段:研讨国贸订单全流程内容,根据操作,找出订单全流程需要优化的内容(涉及部          门配合及权责划分)-此节为本次工作坊重点内容

团队引导工具:差距分析、头脑风暴。。。。。。。

成果:引导团队成员复盘并发现外贸跟单或是履约工作中存在的问题,并在讲师引导下思考和找到外贸跟单关键节点或是里程碑事件的正确跟进与管理办法,问题处理方法以及潜在风险防范技巧,以及各部门有机配合的必要性,从而实现保订单交期,安全收汇的根本目的。

 

二、订单履行阶段

5. 将订单作业流程与计划发给客户

(出口作业流程图,生产通知单,生产计划表)

1)制订订单作业流程

2)将订单作业计划发给客户

6. 采购跟单
(物料采购单, 采购合同,基准日程表)

1)外贸企业成品采购跟单

a. 供应商资质审核

b. 采购合同制作

c. 跟进及异常处理办法

2) 生产企业原材料采购跟单

a. 适当性要求

b. 跟进流程

c. 跟催办法

7. 生产进度跟单
(生产通知单,生产计划表, 产品生产说明书,订单安排记录表,生产异常分析表)

1)下达生产通知单

a. 生产通知单制作

b. 生产能力分析

c. 产能不足应对办法

2) 制订生产计划

a. 生产计划分类

b. 制定依据

c. 制定办法

3) 跟踪生产进度

a. 生产进度关键控制点确认

b. 投产前与投产后跟进办法

c. 生产进度异常处理与通知

4)比照之前计划通知客户生产进度

8. 产品质量跟单

首批产品生产情况跟踪表,不合格品处理表

1)质量跟单的必要性

2)质量跟单方法

a. 过程中控制

b. 质量问题责任人明确

c. 不良品处理有程序和依据

9. 产品包装跟单

(件重尺统计表,包装说明书,不同内外包装成本差异表)

1)内包装跟单

a. 尺寸确认

b. 版面与版权确认

c. 跟进要求及注意事项

2)外包装跟单

a. 尺寸确认(与集装箱匹配)

b. 唛头内容与印刷要求确认

c. 订购与跟进注意事项

3)不同内外包装材质、质量与成本确认

a. 不同内外包装材质与质量确认

b. 不同内外包装成本差异确认

10. 国际货物出运跟单

(出口货物订舱委托书,进仓单,提单,装箱单)

1)货运代理选择

a. 能力评估标准

b. 选择依据

2) 费用咨询方法

a. 整箱与拼箱的不同咨询方法

b. 获得分项报价及报价单的必要性

c. 预付运费下获得目的港费用的必要性

3)集装箱运输跟单

a. 流程

b. 要点

c. 注意事项

4) 指定货代常见问题

a. 无单放货

b. 高收费预防

5)及时确认提运单信息

a. 及时确认提单内容

b. 区分电放提单与海运单

6)及时发送装运通知并要求客户付尾款

a. 电汇下在货物全部完成入口就可以尝试要求客户支付尾款

b. 信用证下通知客户准备付款鼠胆

11. 出口关务跟单

(商业发票,装箱单, 报关单,报关委托,合同,申报要素表, 预录单)

1)海关编码及申报要素确认

2)电子口岸及时确认委托

3)报关预录单提前确认

4)跟进清关直到放行

5)常见清关异常处理

6) 报关单证可能关联到的其他单证

 

第三阶段: 订单善后异议问题处理,(此章节如果目前涉及不到,去掉即可)

           讨论异议问题处理方法并制定改进措施,形成解决方案。

团队引导工具:递进式提问、决策矩阵。。。。。。。

成果:引导团队成员思考和发现订单善后工作对整个订单履行及客户稳定的积极作用,在讲师引导下思考和找到做好订单善后及异议问题处理办法, 并能根据实际贸易场景对相关问题作出正确的应对以及处理决策。

 

三、订单善后阶段

12.出口退税跟单

(出口清关及货运单据)

1)及时取得进项发票(如果需要)

2)及时转移清关及货运单据给财务

3)整箱运输下货代提单退税说明

13. 出口订单善后跟单

(提运单、发票、装箱单、保险单、受益人证明,客户档案表,出口盈亏核算表)

1)安排结汇单据

a. 电汇下单据制作申请、制作、审核注意事项

b. 信用证下单据申请、制作、审核注意事项

2)确认收到货款

a. 电汇下通知客户款到及放货

b. 信用证下根据款到以及不符应对

3)确认客户收到货物并满意

a. 运输轨迹跟踪

b. 提货问题解决

c. 获得客户肯定

4) 感谢客户支持与信任

a. 就特定业务单独发函表示感谢

b. 日常适当联络和问候以保持联系

5)客户及订单信息建档

a. 及时建立客户档案

b. 客户订单异常分析与跟进

 

总结 理解本课程的各种要素

一、复盘本课程

1. 复盘如正确做好外贸订单跟进与管理工作。

2. 掌握不同阶段外贸跟单的方法、技巧以及注意事项与风险防范办法。

二、行动计划交流

1. 制定行动计划并交流。

2. 现场答疑解决实际问题。

 

工作坊中可能会用到的表单(52项表单工具):

 

外贸出口作业流程及工具.xlsx


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